G. Meldung von Gesetzesverstößen und Verstößen gegen die Business Conduct Guidelines

Jeder Infineon-Mitarbeiter ist aufgefordert, im Zusammenhang mit der Einhaltung dieser Business Conduct Guidelines gegebenenfalls Fragen zu stellen, um Rat zu bitten, vermutete Verstöße zu melden und Bedenken hinsichtlich der Einhaltung dieser Guidelines anzusprechen. Jeder Infineon-Mitarbeiter, der weiß oder glaubt, dass ein anderer Infineon-Mitarbeiter oder Vertreter des Unternehmens an einer das Unternehmen betreffenden Handlung beteiligt ist oder war, die geltendes Recht verletzt (beispielsweise Verstöße gegen Wertpapiergesetze, Kartellgesetze, Umweltgesetze) oder im Widerspruch zu diesen Business Conduct Guidelines steht, ist aufgefordert, diese Informationen dem jeweiligen Vorgesetzten oder dem zuständigen Compliance-Officer wie nachfolgend und genauer in der Corporate Rule „Regeln für die Behandlung von Hinweisen und Beschwerden bezüglich des unternehmerischen Verhaltens“ beschrieben zu melden. Diese Meldung kann offen oder anonym erfolgen, ohne dass Vergeltungsmaßnahmen zu befürchten sind.

Das Unternehmen wird Infineon-Mitarbeiter, die Informationen über solche Handlungen in gutem Glauben melden, nicht bestrafen, diskriminieren oder sonstige Vergeltungsmaßnahmen gegen sie ergreifen, unabhängig davon, ob sich diese Informationen letztendlich als wahr erweisen und unabhängig davon, welche Personen bei der Untersuchung oder Ermittlung zu solchen Handlungen kooperieren. Jede Führungskraft, die einen Bericht über einen Verstoß gegen diese Business Conduct Guidelines erhält, muss unverzüglich den zuständigen Compliance-Officer davon in Kenntnis setzen.

Verstöße gegen diese Business Conduct Guidelines können vertraulich oder anonym an den zuständigen Compliance-Officer gemeldet werden mittels Telefon, Fax, Brief, Intranet oder E-Mail.
Der zuständige Compliance-Officer wird zur Beurteilung eines solchen Verstoßes sowie zur Abstimmung der weiteren Vorgehensweise das Compliance-Panel konsultieren. Zusätzlich wird das Vorstandsmitglied oder die lokale Geschäftsleitung, in dessen Ressort der vermeintliche Verstoß fällt, einen Vertreter benennen, der die erforderlichen Maßnahmen gemeinsam mit dem Compliance-Panel koordiniert.

Wenn der zuständige Compliance-Officer Informationen über einen angeblichen Verstoß gegen diese Business Conduct Guidelines erhält, muss er

(a)  diese Informationen bewerten;

(b)  den jeweiligen Vorsitzenden der Geschäftsführung der betreffenden Infineon-Gesellschaft von dem angeblichen Verstoß in Kenntnis setzen, falls an dem angeblichen Verstoß eine obere Führungskraft (leitender Angestellter) beteiligt ist, oder den Leiter der Rechtsabteilung der betreffenden Infineon-Gesellschaft informieren, falls ein Vorstandsmitglied oder ein Mitglied des Leitungsgremiums einer Konzerngesellschaft an einem angeblichen Verstoß beteiligt ist, welcher wiederum den Aufsichtsratsvorsitzenden des betreffenden Infineon-Unternehmens informieren soll, sofern er den entsprechenden Hinweis oder die Beschwerde nicht für unbegründet hält;

(c)  entscheiden, ob eine informelle Untersuchung oder eine formelle Ermittlung durchgeführt werden muss und, wenn dies der Fall ist, eine solche Untersuchung oder Ermittlung einleiten; sowie

(d)  die Ergebnisse dieser Untersuchung oder Ermittlung mit einer Empfehlung bezüglich einer Entscheidung in der Angelegenheit an den Leiter der Rechtsabteilung zur weiteren Umsetzung dieser Entscheidung weiterleiten, der, falls an dem angeblichen Verstoß ein Vorstandsmitglied oder ein Mitglied des Leitungsgremiums einer Konzerngesellschaft beteiligt ist, die Ergebnisse dieser Untersuchung oder Ermittlung dem Aufsichtsratsvorsitzenden der betreffenden Infineon-Konzerngesellschaft übergibt. 

Infineon-Mitarbeiter müssen bei allen durch das Unternehmen eingeleiteten Ermittlungen oder Untersuchungen im Zusammenhang mit einem angeblichen Gesetzesverstoß oder einem Verstoß gegen diese Business Conduct Guidelines uneingeschränkt kooperieren. Falls die Mitarbeit im Rahmen einer derartigen Ermittlung oder Untersuchung nicht gewährt wird, kann dies Disziplinarmaßnahmen und sogar die Kündigung zur Folge haben.
 
Grundsätzlich trifft das Unternehmen die Entscheidung, ob ein Verstoß gegen diese Business Conduct Guidelines vorliegt. Wenn dies der Fall ist, bestimmt das Unternehmen die Disziplinarmaßnahmen, die gegen jeden Infineon-Mitarbeiter eingeleitet werden, der gegen diese Business Conduct Guidelines verstoßen hat.

Falls an dem angeblichen Verstoß ein leitender Angestellter, ein Vorstandsmitglied oder ein Mitglied des Leitungsgremiums einer Konzerngesellschaft beteiligt ist, entscheidet, je nach Zuständigkeit, der Vorsitzende der Geschäftsführung bzw. der Aufsichtsrat, ob ein Verstoß gegen diese Business Conduct Guidelines vorliegt. Wenn dies der Fall ist, werden die gegen die betreffende Person einzuleitenden Disziplinarmaßnahmen ebenfalls durch den Vorsitzenden der Geschäftsführung bzw. den Aufsichtsrat festgelegt.